직장에서 갖추어야 할 매너

직장에서 갖추어야 할 매너

 □ 지시하는 방법

  ○ 목적이 무엇인가를 명확하게 전달한다.

     무엇 때문에 지시하는 지의 배경을 설명하고, 목적이 무엇인가를 미리 파악토록하여 지시받는 사람이 방법에 대하여 생각할 수 있도록 한다.

  ○ 누가 담당할 것인가를 명확하게 한다.

     담당자 혼자 할 것인가, 누구와 조를 짜서 할 것인가, 그룹으로 할 때는 반드시 책임자를 정해야 한다. 그렇지 않으면 협력이나 명령계통이 흐트러져 문제가 발생한다.

  ○ 구체적인 방법을 제시한다.

     방법이 제대로 전달되지 않으면 결과는 목적대로 되지 않는다. 지시 받는 사람이 정확하게 일할 수 있도록 지시는 구체적이어야 한다.

  ○ 실시기한을 명시한다.

    기한이 없는 지시는 지시가 없는 것과 같다. 『틈이 나면 하세요』와 같은 지시라면 언제나 『틈이 나지 않아서』라는 대답으로 끝난다.

  ○ 보고할 것을 지시한다.

     지시를 한 후에는 반드시 그 결과를 보고하도록 지시한다. 일의 내용에 따라서는 시간이 오래 걸릴 경우는 중간보고를 하게 하는 것이 중요하다.

  ○ 지시를 할 때의 주의점

    - 조직을 경우는 명령계통을 지킨다.

    - 요점을 알기 쉽게 말한다.

    - 이해하고 있는지 되물어 확인한다.

 □ 지시를 받는 방법

  ○ 받아드릴 태도를 갖춘다.

    - 부름을 받으면 곧 대답한다.

    - 메모지와 필기도구를 준비한다.

    - 의자는 책상 밑으로 넣는다.

    - 자세를 바르게 하고 지시자 앞으로 간다.

    - 지시자의 시계(視界)를 가리지 않는 위치에 선다.

  ○ 메모의 방법

    - 몇 번을 되묻더라도 6하 원칙에 따라 메모한다.

      (Why : 왜, 무엇 때문에,  When : 언제까지,  What : 무엇을,  Who : 누구에게, 누가,  Where : 어디에,  How : 어떤 방법으로)

  ○ 지시자의 말을 명확하게 듣는다.

     말을 들을 때 지시자의 얼굴을 보면서 말의 매듭이나 강조점, 그리고 이해와 반응을 나타낸다.

  ○ 지시자가 말하는 도중에는 질문을 하지 않도록 한다.

     지시 중에 의문이 난다고 해서 그때 그때 물으면 지시자가 제대로 내용을 전달 못하는 경우도 발생한다. 의문점은 메모해두었다가 지시가 끝난 후에 한꺼번에 물어 본다. 그래서 6하 원칙 메모습관이 중요하다.

  ○ 지시 내용을 다시 한번 확인한다.

     지시내용을 간결하게 요약해서 다시 한번 확인한다. 지시를 잘 못 들었을 경우도 있기 때문에 상호확인으로 차질 없이 지시내용을 완성할 수 있는 포인트다.